Hogyan migrálj Excel-ből CRM-be adatvesztés nélkül

Évekig gyűjtötted az ügyfelek adatait Excel táblázatokban. Minden fontos információ ott van – cégnév, email, telefonszám, megjegyzések, előzmények. De ahogy nő a cég, egyre világosabb: az Excel nem skálázódik. Hogyan viszed át mindezt egy CRM rendszerbe anélkül, hogy bármit is elveszítenél?

A fájdalom: évek munkája egy táblázatban

Ismered a helyzetet. Van egy Excel fájlod (vagy inkább több), ami lassan 5 éve gyűlik. Elkezdte valaki, aztán más folytatta, közben változtak az oszlopok, néhol hiányos az adat, de összességében ez a cég memóriája.

Ott van benne:

• 500+ ügyfél kontakt adatai
• Ki melyik projektben vett részt
• Mikor volt utolsó kapcsolatfelvétel
• Speciális megjegyzések, amik sehol máshol nincsenek

És most jön a kérdés: hogyan kerül ez egy modern CRM-be? Kézzel bemásolni lehetetlen. Újrakezdeni őrültség. Elveszíteni tragédia.

A probléma: a manuális bevitel nem opció

Számoljunk gyorsan. Ha van 500 ügyfeled, és mindegyikhez 5 percet vesz igénybe az adatok begépelése (ami optimista becslés), az 2500 perc, vagyis 41 óra tiszta adminisztráció.

De ez csak a jéghegy csúcsa. A manuális bevitel veszélyei:

Elgépelések és hibák

Kézzel másolva garantált, hogy:

• Email címek rosszul kerülnek be
• Telefonszámok formátuma inkonzisztens lesz
• Cégnevet néhol "Kft.", máshol "kft", megint máshol elfelejtik
• Névírás eltér (Kovács vs. Kovácsné vs. Kovácsék)

Hiányos adatok

A 300. ügyfélnél már mindenki belefárad. Ami az első 50-nél még fontos volt (megjegyzés, utolsó kontakt dátuma), az a végére "majd később" kategória lesz. Spoiler: soha nem lesz később.

Duplikátumok

Ha többen csinálják párhuzamosan, szinte biztos, hogy ugyanaz az ügyfél többször is bekerül. Ezeket utólag megtalálni és összevonni újabb órák.

Időközben áll az élet

Amíg az adatokat migrálod, a cég működik tovább. Jönnek új ügyfelek, akik már a CRM-be kerülnek, de a régiek még Excel-ben vannak. Két rendszert kell használni hetekig – ez káosz.

A megoldás: automatikus import

A modern CRM rendszerek tudják, hogy nem üres lappal érkezel. Évek adatait hozod magaddal, és ezt tiszteletben tartják. Az automatikus import funkció pontosan erre való:

Feltöltöd a fájlt → Összekapcsolod az oszlopokat → Ellenőrzöd → Kész.

Nem kell programozni. Nem kell speciális tudás. Néhány kattintás, és az 500 ügyfeled bent van a rendszerben.

Lépésről lépésre: így csináld

1. lépés: Készítsd elő az Excel fájlt

Ez a legfontosabb lépés, amit sokan kihagynak. Egy kis előkészület rengeteg fejfájástól ment meg.

Ellenőrizd az oszlopfejléceket

Az első sor legyen egyértelmű fejléc. Ne "A oszlop" meg "B oszlop", hanem:

• Cégnév
• Kapcsolattartó neve
• Email
• Telefonszám
• Cím
• Megjegyzés

Töröld az üres sorokat

Nézd át a táblázatot és töröld azokat a sorokat, amik teljesen üresek, vagy ahol nincs érdemi adat (pl. csak egy telefonszám, cég vagy név nélkül).

Egységesítsd a formátumokat

Ha valahol dátum van, legyen mindenhol ugyanolyan formátumban (pl. 2024-01-15). Ha valahol összeg van, ne legyen néhol "Ft" a végén, máshol meg nem.

Mentsd el CSV-ként

Bár a legtöbb rendszer kezeli az .xlsx fájlokat is, a CSV (vesszővel elválasztott értékek) formátum a legbiztosabb. Excel-ben: Mentés másként → CSV UTF-8.

2. lépés: Töltsd fel a fájlt

A CRM import felületén keresd meg a "Fájl feltöltése" vagy "Import" gombot. Válaszd ki az előkészített fájlt.

A rendszer beolvassa a fájlt és kilistázza a talált oszlopokat. Általában már itt látod, hány sort talált, és milyen fejléceket ismert fel.

3. lépés: Párosítsd az oszlopokat

Ez a varázsló lényege. A rendszer megmutatja az Excel oszlopaidat, és mellé teheted a CRM mezőit.

Például:

• Excel "Cégnév" → CRM "Ügyfél neve"
• Excel "Email cím" → CRM "Email"
• Excel "Telefon" → CRM "Telefonszám"
• Excel "Megjegyzés" → CRM "Leírás"

A jó CRM-ek intelligensen felismerik a mezőket. Ha az oszlopod neve "E-mail", automatikusan ajánlja az "Email" mezőt.

Mit csinálj azokkal az oszlopokkal, amiknek nincs megfelelője?

Két opció:

1. Hagyd ki az importból (ha nem fontos adat)
2. Hozz létre egyedi mezőt a CRM-ben (ha fontos, de nincs rá alapértelmezett mező)

4. lépés: Ellenőrizd az előnézetet

Az import előtt mindig van lehetőség megtekinteni, hogyan fognak kinézni az adatok. Ez kritikusan fontos!

Nézd meg:

• Az első 5-10 sor jól néz ki?
• A mezők a megfelelő helyre kerültek?
• A speciális karakterek (ő, ű, á, stb.) helyesen jelennek meg?
• A számok, dátumok formátuma megfelelő?

Ha valami rosszul néz ki, menj vissza és korrigáld az oszlop párosítást, vagy szükség esetén az eredeti Excel fájlt.

5. lépés: Indítsd el az importot

Ha minden rendben, nyomd meg az Import gombot. A rendszer elkezdi feldolgozni az adatokat.

Nagyobb fájloknál (1000+ sor) ez néhány percet is igénybe vehet. Általában kapsz visszajelzést a folyamatról: "150/500 sor feldolgozva..."

6. lépés: Ellenőrizd az eredményt

Az import végén kapsz egy összefoglalót:

• Hány sor sikeresen bekerült
• Hány sornál volt hiba (és miért)
• Voltak-e duplikátumok

Ha voltak hibás sorok, általában letöltheted őket külön fájlként. Ezeket javíthatod és újra importálhatod.

Mire figyelj: gyakori buktatók

Duplikátum kezelés

Mi történjen, ha már van olyan ügyfél a rendszerben, akit importálni akarsz? A legtöbb CRM három opciót kínál:

1. Kihagyás: Ha már létezik ilyen email címmel/névvel ügyfél, nem kerül be újra
2. Felülírás: A meglévő adatokat frissíti az import adataival
3. Mindig új: Duplikátumként bekerül (ezt általában nem akarod)

Első importnál a "Kihagyás" a legbiztonságosabb.

Kötelező mezők

Lehet, hogy a CRM-ben az "Email" kötelező mező, de az Excel táblázatodban nincs mindenhol kitöltve. Ilyenkor két opció van:

1. Az import előtt töltsd ki az Excel-ben ezeket
2. Vedd le a kötelezőséget a CRM-ben (ideiglenesen)

Karakterkódolás

Magyar szövegeknél különösen fontos az UTF-8 kódolás. Ha az ékezetes betűk (á, é, ő, ű) furcsán jelennek meg ("á" az "á" helyett), akkor rossz a karakterkódolás.

Megoldás: Mentsd újra a fájlt kifejezetten UTF-8 kódolással.

Kapcsolatok és hivatkozások

Az Excel-ben lehet, hogy egy másik fülön tartod a cégek listáját, és hivatkozol rá. Ez az import során nem jön át automatikusan.

Ilyenkor:

1. Előbb importáld a cégeket
2. Utána az ügyfeleket, a cégnevekkel (nem hivatkozásokkal)
3. A CRM majd összekapcsolja őket

Adattisztítás: amit érdemes az import előtt megcsinálni

Távolítsd el a valódi duplikátumokat

Az Excel-ben is nézd át, nincs-e ugyanaz az ügyfél többször. A Feltételes formázás → Duplikátumok kiemelése funkció segít.

Ellenőrizd az email címeket

Egy rossz email cím (pl. "kovacs@gmial.com" – elgépelt gmail) örökre hibásan lesz a rendszerben. Futtass egy gyors ellenőrzést: tartalmaz-e @ jelet és pontot a végén.

Töröld a felesleges adatokat

Ha 5 éve nem volt kapcsolat valakivel, és akkor sem jött össze az üzlet, talán nem kell átvinni a CRM-be. Kevesebb, de tisztább adat többet ér.

Egységesítsd a formátumokat

• Telefonszámok: +36 20 123 4567 (mindenhol ugyanígy)
• Dátumok: 2024-01-15 (ISO formátum a legbiztosabb)
• Nevek: "Kovács Péter" (nem "KOVÁCS PÉTER" vagy "kovács péter")

Az import után: első lépések

Ellenőrizd random mintavétellel

Nyiss meg 10-15 véletlenszerű ügyfelet. Minden adat a helyén van? A megjegyzések átjöttek? A speciális karakterek rendben vannak?

Állítsd be az alapértelmezett nézeteket

Most, hogy bent vannak az adatok, rendezd őket. Hozz létre szűrőket, csoportosítást. Például:

• Aktív ügyfelek vs. Archivált
• Régió szerint
• Utolsó kapcsolat dátuma szerint

Kezdj el dolgozni!

A legfontosabb: ne várj a "tökéletes" adattisztításra. Jobb egy 90%-ban rendben lévő CRM, mint egy "majd ha minden tökéletes" Excel, ami soha nem lesz kész.

Összefoglalás

Az Excel-ből CRM-be migrálás nem ördöngösség. Néhány egyszerű lépéssel az évek alatt összegyűlt adataid percek alatt átkerülnek egy modern rendszerbe:

1. Készítsd elő az Excel fájlt (oszlopfejlécek, tisztítás)
2. Töltsd fel a CRM import felületére
3. Párosítsd az oszlopokat a CRM mezőkkel
4. Ellenőrizd az előnézetet
5. Importálj és nézd meg az eredményt

A kezdeti befektetés (fájl előkészítés, import) néhány óra. Amit visszakapsz: egy rendezett, kereshető, megosztható adatbázis, ami tényleg segíti a munkádat.

---

A Pandai CRM támogatja az Excel és CSV importot, intelligens oszlop-felismeréssel. Próbáld ki ingyen – töltsd fel a táblázatodat, és nézd meg, milyen egyszerű.