Hogyan spórolj heti 5 órát az időpontegyeztetésen

"Jövő hét kedd délután megfelelne?" – "Sajnos nem, szerda jobb lenne." – "Szerda délelőtt vagy délután?" – "Délután, de csak 3 után." – "3:30 jó?" – "Inkább 4." – Hat email és két nap, mire egyeztettek egy 30 perces konzultációt.

Ismerős? Ha szolgáltatást nyújtasz – legyen az konzultáció, fodrászat, ügyvédi iroda vagy coaching – akkor a napjaid jelentős része azzal telik, hogy időpontokat próbálsz egyeztetni. És ez az egyik legfeleslegesebb időpazarlás, ami létezik.

A probléma: az időpontegyeztetés láthatatlan költsége

Számoljunk egy kicsit. Egy átlagos szolgáltató vállalkozás naponta 5-10 időpontot egyeztet. Minden egyeztetés átlagosan 3-4 email oda-vissza, plusz az ezekkel járó kontextusváltások.

Mennyi időt vesz ez el ténylegesen?

• Email írás: 2-3 perc emailenként
• Naptár ellenőrzés: 1 perc alkalmanként
• Kontextusváltás: 5-10 perc, mire visszatalálsz oda, ahol abbahagytad
• Dupla foglalások kezelése: 15-20 perc, ha előfordul

Egy 10 időpontos nap egyeztetése könnyen 1-2 óra adminisztrációt jelent. Hetente ez 5-10 óra. Évente 250-500 óra – ami 6-12 teljes munkahét.

De nemcsak az idő a probléma

Az időpontegyeztetés stresszt is okoz:

• Dupla foglalások: Két ügyfél ugyanarra az időpontra? Kínos.
• Elfelejtett visszajelzések: "Bocsánat, kimaradt az emailje"
• Időzóna kavarodás: Külföldi ügyféllel egyeztetni külön kaland
• Hétvégi emailek: Vasárnap este jön a kérés, hétfőn már találkozni akarnak

A megoldás: az ügyfél foglal, te csak jóváhagyod

Az online időpontfoglaló rendszer egyszerű koncepció: te megadod, mikor vagy elérhető, az ügyfél pedig kiválasztja a neki megfelelő időpontot a listából.

Nincs oda-vissza emailezés. Nincs "ez sajnos nem jó, mi lenne a másik?". Az ügyfél látja a szabad időpontokat, kiválasztja, és kész.

Hogyan működik?

1. Beállítod az elérhetőségedet – Hétfő 9-17, Kedd 10-18, stb.
2. Megadod a szolgáltatásaidat – Konzultáció (60 perc), Gyors egyeztetés (30 perc)
3. Kapsz egy linket – Ezt küldöd az ügyfeleknek
4. Az ügyfél foglal – Megnézi a szabad időpontokat, kiválasztja
5. Te jóváhagyod – Vagy automatikusan elfogadod

Ennyi. Az egész "mikor ér rá?" beszélgetés eltűnik.

Mit old meg az online időpontfoglalás?

1. Véget vet az email pingpongnak

Régi módszer:

• Ügyfél: "Szeretnék időpontot"
• Te: "Mikor lenne jó?"
• Ügyfél: "Jövő hét eleje"
• Te: "Hétfő 10 vagy Kedd 14?"
• Ügyfél: "Kedd jobb, de inkább 15-kor"
• Te: "15:30 megy?"
• Ügyfél: "OK"

Új módszer:

• Ügyfél: Megnyitja a linket, kiválasztja a Kedd 15:00-t
• Te: Kapsz egy értesítést: "Új foglalás: Kedd 15:00"

Egy kattintás az ügyfélnek, egy értesítés neked.

2. Nincs több dupla foglalás

A rendszer valós időben frissül. Ha valaki lefoglalt egy időpontot, az azonnal eltűnik a listából. Nem fordulhat elő, hogy két ügyfélnek ugyanazt az időpontot adod.

3. Automatikus emlékeztetők

Az ügyfél és te is kaptok emlékeztetőt:

• 24 órával előtte
• 1 órával előtte (opcionális)

Kevesebb "elfelejtettem" és "összeakadt valami" helyzet.

4. Az ügyfél érzi, hogy profi vagy

Amikor küldöd a foglalási linket, az ügyfél azt látja:

• Letisztult, professzionális felület
• Azonnal látja a szabad időpontokat
• Pár kattintással végez

Ez bizalmat épít. Az ügyfél úgy érzi, rendezett céghez fordult.

5. Működik éjjel-nappal

Vasárnap este 11-kor akar valaki időpontot? Nem kell megvárnia a hétfő reggeli emailedet. Megnyitja a linket és lefoglalja. Te reggel már a naptáradban látod.

Hogyan működik a gyakorlatban?

Reggel: Tiszta kép a napodról

Belépsz, és látod:

• Mai foglalások listája
• Ki jön, mikor, milyen szolgáltatásra
• Ha valaki új időpontot foglalt éjszaka, ott az értesítés

Nem kell végignyálazni az emaileket, hogy összerakd a napodat.

Amikor új érdeklődő jelentkezik

Ahelyett, hogy elkezdenél időpontokat ajánlgatni:

"Örülök, hogy felkerestél! Itt tudod megnézni a szabad időpontjaimat és közvetlenül foglalni: [link]"

Az ügyfél boldogan kattint, te pedig folytatod, amit csináltál.

Ha módosítani kell

Az ügyfél át szeretné tenni az időpontot? Nem kell újrakezdeni az egyeztetést. A foglalási linken maga át tudja mozgatni egy másik szabad időpontra.

Hónap végén

Látod a statisztikákat:

• Hány foglalás volt
• Melyik szolgáltatás a legnépszerűbb
• Melyik napok/időpontok a legkelendőbbek

Ez segít optimalizálni az elérhetőségedet.

Milyen típusú vállalkozásoknak való?

Szolgáltatók, akik személyesen találkoznak ügyfelekkel

• Konzultánsok, tanácsadók – Üzleti, pénzügyi, jogi tanácsadás
• Coachok, mentorok – Személyes fejlődés, karrier coaching
• Egészségügy – Magánorvosok, pszichológusok, dietetikusok
• Szépségipar – Fodrász, kozmetikus, masszőr
• Oktatás – Korrepetálás, nyelvoktatás, zenetanár

Cégek, akik demo-kat vagy sales call-okat tartanak

• SaaS cégek – Termékbemutató időpontok
• Ügynökségek – Első konzultáció, briefing
• B2B értékesítés – Sales meeting ütemezése

Bárki, aki "mikor ér rá?" emaileket küldözget

Ha a napod jelentős része azzal telik, hogy időpontokat egyeztetsz, ez neked szól.

A beállítás 5 percben

1. lépés: Szolgáltatások megadása

Mit tudsz foglalni? Például:

• "Első konzultáció" – 60 perc
• "Follow-up meeting" – 30 perc
• "Workshopban részvétel" – 120 perc

Minden szolgáltatáshoz megadod a hosszát.

2. lépés: Elérhetőség beállítása

Mikor vagy foglalható?

• Hétfő: 9:00 – 17:00
• Kedd: 10:00 – 18:00
• Szerda: -
• stb.

Beállíthatod a minimális időt is a foglalás előtt (pl. nem lehet 24 órán belülre foglalni).

3. lépés: Link megosztása

Kapsz egy egyedi linket, pl.: ceged.pandai.hu/foglalas/konzultacio

Ezt rakhatod:

• Email aláírásba
• Weboldalra
• Névjegykártyára (QR kód)
• LinkedIn profilba

4. lépés: Fogadj foglalásokat

Amikor valaki foglal:

• Kapsz értesítést (email vagy push)
• Bekerül a naptáradba
• Az ügyfél is kap visszaigazolást

Mire figyelj?

Ne legyen túl sok opció

Ha 15 különböző szolgáltatást adsz meg, az ügyfél elvész. 3-5 opció ideális.

Hagyj időt a foglalások között

Ha 60 perces konzultációkat tartasz, ne engedd, hogy egymás után közvetlenül foglaljanak. Állíts be 15 perc szünetet – magadnak köszönöd meg.

Legyen naprakész

Ha elutazol, beteg leszel, vagy bármi miatt nem vagy elérhető – állítsd ki azokat a napokat. Nincs rosszabb, mint lemondani egy már lefoglalt időpontot.

Használd az emlékeztetőket

Az automatikus emlékeztetők drasztikusan csökkentik a "no-show" arányt. Kapcsold be.

Az eredmény: több idő arra, ami számít

Amikor az időpontegyeztetés automatizált:

• Visszakapsz heti 3-5 órát – Amit eddig emailezéssel töltöttél
• Kevesebb stressz – Nincs dupla foglalás, nincs elfelejtett visszajelzés
• Professzionálisabb megjelenés – Az ügyfél érzi, hogy rendezett céghez fordult
• Jobb ügyfélélmény – Az ügyfél akkor foglal, amikor neki kényelmes
• Tisztább naptár – Mindig tudod, mi vár rád

Nem kell emailben egyeztetni. Nem kell naptárt küldözgetni. Az ügyfél foglal, te dolgozol.

Gyakori kérdések

"De én szeretem személyesen egyeztetni az időpontokat"

Érthető. De gondolj bele: az időpontegyeztetés nem az, ahol kapcsolatot építesz. A tényleges találkozó az. Minél kevesebb adminisztráció előtte, annál több energiád marad a lényegre.

"Mi van, ha az ügyfél nem találja a neki megfelelő időpontot?"

Látni fogod, hogy foglalási kísérletet tett. Ilyenkor írhatsz neki személyesen, és egyeztethettek egyedi időpontot. De ez a kivétel, nem a szabály.

"Hogyan tudom integrálni a meglévő naptárammal?"

A jó foglalási rendszerek szinkronizálnak a Google Calendar-ral és Outlook-kal. Ha ott beírsz valamit, az automatikusan blokkolt időpont lesz a foglalási naptárban is.

---

A Pandai CRM beépített időpontfoglaló rendszerével percek alatt elindíthatod az online foglalást. Az ügyfél foglal, te jóváhagyod – ennyi. Próbáld ki ingyen!