Hogyan ne felejtsd el kiszámlázni az ügyfeleidet

"Ja, azt még nem számlázták ki?" – hangzik el a hónap végén, amikor kiderül, hogy egy befejezett projektet elfelejtettetek kiszámlázni. Vagy még rosszabb: a számla kiállítottad, de nem követted, hogy be is érkezett-e a pénz.

Ha ismerős ez a helyzet, nem vagy egyedül. A legtöbb kisvállalkozásnál a számlázás "valahogy megoldódik" – Excel-ben, fejben, cetlikkel. És pontosan ez a "valahogy" az, ami miatt pénz marad az asztalon.

A probléma: a láthatatlan pénzvesztés

A számlázás nem bonyolult. Kiállítod, elküldöd, beérkezik a pénz. Mégis, hogyan lehet ebből káosz?

A tipikus forgatókönyv

1. Befejezed a projektet
2. "Majd holnap kiállítom a számlát"
3. Holnap más sürgős dolog jön
4. Két hét múlva eszedbe jut
5. Kiállítod a számlát
6. Az ügyfél 30 napos fizetési határidőt kap
7. 45 nap múlva rájössz, hogy még nem fizetett
8. Emlékeztetőt küldesz
9. Végül 60 nap múlva megérkezik a pénz

Ami lehetett volna 2 hét, az lett 2 hónap. És ez egy projekt. Mi van, ha 10 ügyfeled van? 50?

Mennyibe kerül ez?

Számoljunk. Ha egy vállalkozás havonta 10 számlát állít ki, és átlagosan:

• 1 számlát elfelejtünk időben kiállítani (+2 hét csúszás)
• 2 számla fizetési határidejét nem követjük (+2 hét késés)
• 1 számlát teljesen elfelejtünk (??? Ft veszteség)

Ez évente:

• 12 késve kiállított számla = 24 hét "ingyen hitelezés" az ügyfeleinknek
• 24 nem követett számla = potenciálisan 48 hét késedelmes pénzbeérkezés
• 12 elfelejtett számla = ??? Ft közvetlen veszteség

A cash flow problémák nagy része nem az ügyfeleken múlik – hanem azon, hogy nem követjük rendesen a saját számlázásunkat.

A megoldás: minden számla egy helyen, státusszal

A megoldás nem az, hogy jobban odafigyelsz. A megoldás az, hogy nem kell odafigyelned, mert a rendszer figyel helyetted.

Hogyan működik egy jó számlázási áttekintő?

Egy helyen látod az összeset Nem kell keresgélni mappákban vagy számlázó programban. Megnyitod a listát és ott van minden számla.

Státusz minden számlán

• Piszkozat – még nem küldted el
• Elküldve – az ügyfélnél van
• Lejárt – a fizetési határidő elmúlt
• Kifizetve – megérkezett a pénz

Automatikus figyelmeztetések Lejár egy számla? Kapsz értesítést. Nem kell fejben tartani.

Összekötve az ügyféllel A számla ott van az ügyfél adatlapján. Látod a korábbi számlákat, a fizetési szokásokat, az összes előzményt.

A gyakorlatban: hogyan változik a napod?

Projekt befejezése után

Régi mód:

1. Befejezed a munkát
2. Megígéred magadnak, hogy ma kiállítod a számlát
3. Elfelejted
4. Egy hét múlva eszedbe jut

Új mód:

1. Befejezed a munkát
2. Az ügyfél adatlapján létrehozod a számlát
3. Elküldöd
4. Kész

A számla ott van, ahol a projekt. Nem kell külön rendszerbe átmenni.

Hó közepén: Ki tartozik nekem?

Régi mód:

1. Megnyitod a számlázót
2. Végignézed a számlákat egyenként
3. Megnézed a bankszámlát, hogy melyik jött be
4. Megpróbálod összeegyeztetni
5. 30 perc múlva nagyjából tudod a helyzetet

Új mód:

1. Megnyitod a számla listát
2. Látod: 3 kifizetve, 2 függőben, 1 lejárt
3. A lejártnál kattintasz az emlékeztető küldésre
4. 30 másodperc

Hónap végén: Mennyit számlázok?

Régi mód:

• Letöltöd az összes számlát
• Excel-be rakod
• Összesíted manuálisan
• Reméled, hogy nem hagytál ki semmit

Új mód:

• Megnyitod a dashboardot
• Látod: "Január összesen: 2 450 000 Ft"
• Kifizetve: 1 890 000 Ft
• Nyitott: 560 000 Ft

Mire figyelj a számlázásnál?

1. Állítsd ki azonnal

A legjobb időpont a számla kiállítására: amikor befejeztétek a munkát. Nem másnap, nem a hét végén. Azonnal.

Minél többet vársz, annál nagyobb az esély, hogy elfelejted – és annál később jön a pénz.

2. Kövesd a határidőket

A 30 napos fizetési határidő nem azt jelenti, hogy 30 nap múlva eszedbe jut ellenőrizni. Állíts be emlékeztetőt a lejárat napjára.

3. Küldj emlékeztetőt időben

Ha lejárt a határidő, ne várj még egy hetet az emlékeztetővel. Az ügyfelek nem rosszindulatúak – egyszerűen elfelejtik. Egy udvarias emlékeztető általában azonnal eredményt hoz.

4. Lásd az összképet

Egy ügyfél rendszeresen késve fizet? Lehet, hogy érdemes a következő projektnél előleget kérni. De ezt csak akkor tudod, ha látod a mintázatot.

A CRM előnye: összekötött információ

A számlázó program a számlákat kezeli. A CRM a teljes ügyfélkapcsolatot. A kettő együtt az igazi erő.

Példa: Kovács Kft.

Csak számlázó programmal:

• Számla: 450 000 Ft, kiállítva jan. 15.
• Státusz: Lejárt

CRM-mel integrálva:

• Számla: 450 000 Ft, kiállítva jan. 15. – Lejárt
• Projekt: "Weboldal redesign" – Befejezve jan. 10.
• Utolsó email: "Köszönjük a munkát!" – jan. 12.
• Korábbi számlák: 3 db, átlag fizetési idő: 22 nap
• Jegyzet: "Általában pontos fizető, valószínűleg csak elfelejtette"

Sokkal jobb döntést tudsz hozni, ha látod a teljes képet.

Hogyan kezdj bele?

1. lépés: Vezesd fel a nyitott számláidat

Vedd elő az összes kiállított, de még ki nem fizetett számlát. Vidd be a rendszerbe státusszal együtt.

2. lépés: Állíts be értesítéseket

Lejárati értesítés: amikor egy számla határideje közeleg vagy lejár.

3. lépés: Új számlát mindig a CRM-ből

Ne állíts ki számlát a "régi" módon. Mindig az ügyfél adatlapjáról indulj – így automatikusan össze lesz kötve.

4. lépés: Heti 5 perc áttekintés

Minden héten nézd át a számla listát. Mi van függőben? Mi járt le? Ki fizetett? 5 perc – és tudod a helyzetet.

Gyakori kérdések

"Van már számlázó programom. Minek CRM-be is?"

A számlázó program a számlát állítja ki és kezeli a NAV-os dolgokat. A CRM megmutatja az üzleti összefüggést: melyik projekt, melyik ügyfél, mikor volt az utolsó kommunikáció, mi a fizetési történet.

A kettő együtt működik a legjobban.

"Kis cég vagyok, elég az Excel"

Az Excel pontosan addig elég, amíg minden a fejedben van. Amint nő az ügyfélszám, vagy csatlakozik egy kolléga – vége. A rendszer, ami "működött", egyszer csak nem működik.

"Mennyire bonyolult átállni?"

A meglévő számláidat importálhatod. Az új számlákat már az új rendszerben állítod ki. Nincs "nagy átállás" – fokozatosan váltasz.

Az eredmény: pénz, ami nem marad az asztalon

Amikor a számlázás rendszerezett:

• Nem felejted el a számlát – a rendszer emlékeztet
• Tudod, ki tartozik – egy pillantás az összefoglaló
• Gyorsabban jön a pénz – mert időben emlékeztetsz
• Látod a mintázatokat – ki a pontos fizető, ki a problémás
• Jobb a cash flow – mert nem "hitelezed" az ügyfeleidet hetekig

A pénz, amit megkerestél, be is kell hogy érkezzen. Egy jó rendszer gondoskodik róla, hogy ez meg is történjen.

---

A Pandai CRM-ben a számlák össze vannak kötve az ügyfelekkel és projektekkel. Lásd egy helyen, ki tartozik neked, és ne hagyj pénzt az asztalon. Próbáld ki ingyen!