Haladó8 perc olvasás
Automatizáció
Állíts be automatikus értesítéseket, feladatkiosztásokat és munkafolyamatokat.
Az automatizáció segít kiküszöbölni az ismétlődő manuális feladatokat. Beállíthatod, hogy bizonyos eseményeknél automatikusan történjen valami - így időt spórolsz és csökkented a hibalehetőségeket.
Az automatizáció alapjai
Hogyan működik?
Minden automatizáció három részből áll:
- Trigger (Kiváltó esemény) - Mi indítja el?
- Feltétel (opcionális) - Mikor fusson le?
- Akció - Mi történjen?
Példa:
- Trigger: Új elem létrehozása
- Feltétel: Ha a "Típus" oszlop = "VIP"
- Akció: Értesítés küldése a csapatvezetőnek
Elérhető triggerek
Elem események
| Trigger | Mikor aktiválódik |
|---|---|
| Elem létrehozva | Új sor hozzáadásakor |
| Elem módosítva | Bármely oszlop változásakor |
| Elem törölve | Elem törlésekor |
| Oszlop értéke változott | Adott oszlop módosításakor |
Időalapú triggerek
| Trigger | Mikor aktiválódik |
|---|---|
| Dátum elérve | Egy dátum oszlop értéke = ma |
| X nappal előtte | Adott nappal a dátum előtt |
| X nappal utána | Adott nappal a dátum után |
| Periodikus | Minden nap/hét/hónap |
Státusz triggerek
| Trigger | Mikor aktiválódik |
|---|---|
| Státusz változott X-re | Adott státuszra váltáskor |
| Státusz változott X-ről | Adott státuszról váltáskor |
Elérhető akciók
Értesítések
| Akció | Mit csinál |
|---|---|
| Email küldése | Email a megadott címre |
| App értesítés | Értesítés a Pandai-ban |
| Webhook | HTTP kérés küldése |
Adatmódosítás
| Akció | Mit csinál |
|---|---|
| Oszlop beállítása | Érték beírása egy oszlopba |
| Személy hozzárendelése | Felelős automatikus beállítása |
| Dátum beállítása | Pl. "Határidő = Ma + 7 nap" |
| Elem mozgatása | Másik táblába/csoportba |
| Elem létrehozása | Új elem automatikus létrehozása |
Kommunikáció
| Akció | Mit csinál |
|---|---|
| Megjegyzés hozzáadása | Automatikus megjegyzés az elemhez |
| @Említés | Felhasználó értesítése megjegyzésben |
Gyakori automatizációk
1. Emlékeztető közelgő határidőre
Trigger: 2 nappal a "Határidő" dátum előtt Akció: Email küldése a felelősnek
Beállítás:
- Válaszd a "Dátum közeledik" triggert
- Oszlop: "Határidő"
- Időzítés: "2 nappal előtte"
- Akció: Email a "Felelős" személynek
- Email tartalma: "A(z) [Elem neve] határideje 2 nap múlva lejár!"
2. Automatikus felelős hozzárendelés
Trigger: Új elem létrehozva Feltétel: Ha "Típus" = "Support ticket" Akció: Felelős = "Support csapat vezető"
Beállítás:
- Válaszd az "Elem létrehozva" triggert
- Feltétel: Típus oszlop = "Support ticket"
- Akció: Felelős oszlop beállítása
- Érték: [Support vezető kiválasztása]
3. Státusz alapú értesítés
Trigger: Státusz változott "Megnyert"-re Akció: Email küldése a vezetőnek + Megjegyzés
Beállítás:
- Válaszd a "Státusz változott" triggert
- Új érték: "Megnyert"
- Akciók:
- Email küldése: vezeto@ceg.hu
- Megjegyzés: "🎉 Üzlet megnyerve!"
4. Follow-up emlékeztető
Trigger: 7 nappal az "Ajánlat elküldve" dátum után Feltétel: Ha státusz még mindig "Ajánlat elküldve" Akció: Emlékeztető az értékesítőnek
Beállítás:
- Trigger: Dátum + 7 nap
- Oszlop: "Ajánlat dátuma"
- Feltétel: Státusz = "Ajánlat elküldve"
- Akció: App értesítés a Felelősnek
- Szöveg: "Ideje követni az ajánlatot: [Elem neve]"
5. Ragadt ügylet riasztás
Trigger: Elem nem módosult 14 napja Feltétel: Státusz ≠ "Megnyert" és ≠ "Elvesztett" Akció: Email a felelősnek és a vezetőnek
Beállítás:
- Trigger: Periodikus (naponta)
- Feltétel: Utolsó módosítás > 14 napja ÉS aktív státuszban
- Akció: Email küldése
- Címzettek: Felelős + Értékesítési vezető
6. Új lead értesítés
Trigger: Elem létrehozva a "Leadek" táblában Akció: Azonnali értesítés a sales csapatnak
Beállítás:
- Trigger: Elem létrehozva
- Tábla: Leadek
- Akció: Email küldése
- Címzett: sales@ceg.hu
- Tartalom: "Új lead érkezett: [Név] - [Cég]"
Automatizáció készítése
Lépésről lépésre
- Nyisd meg a táblát ahol az automatizációt szeretnéd
- Kattints a "Automatizációk" gombra (villám ikon)
- Kattints "+ Új automatizáció"
- Válaszd ki a triggert
- Állítsd be a feltételeket (opcionális)
- Add hozzá az akció(ka)t
- Nevezd el az automatizációt
- Kattints "Mentés és aktiválás"
Tesztelés
Aktiválás előtt mindig teszteld:
- Kattints "Teszt futtatása"
- Ellenőrizd az eredményt
- Ha minden rendben, aktiváld
Automatizáció kezelése
Szüneteltetés
Ha ideiglenesen ki szeretnéd kapcsolni:
- Nyisd meg az automatizációt
- Kapcsold ki a "Aktív" kapcsolót
- Az automatizáció nem fut, de megmarad
Szerkesztés
- Nyisd meg az automatizációk listáját
- Kattints a szerkeszteni kívánt automatizációra
- Módosítsd a beállításokat
- Mentés
Törlés
- Nyisd meg az automatizációk listáját
- Kattints a három pontra (...)
- Válaszd a "Törlés" opciót
- Erősítsd meg
Haladó funkciók
Több akció láncolása
Egy triggerre több akció is beállítható:
Példa: Új VIP ügyfél esetén
- Felelős beállítása: VIP Account Manager
- Státusz beállítása: "Kiemelt"
- Email küldése a felelősnek
- Megjegyzés: "VIP ügyfél - kiemelt kezelés!"
Feltétel logika
Kombinálhatsz több feltételt:
- ÉS - Mindkettőnek teljesülnie kell
- VAGY - Bármelyik elég
Példa:
- (Érték > 1.000.000 Ft) ÉS (Státusz = "Ajánlat elküldve")
- → VIP kezelés aktiválása
Limitációk
Amit NEM tud az automatizáció
- ❌ Komplex üzleti logika (több lépéses döntések)
- ❌ Külső rendszerekkel való szinkronizáció (korlátozottan)
- ❌ Fájlok automatikus létrehozása
- ❌ Más táblák módosítása (csak az adott táblában)
Napi limitek
| Csomag | Automatizáció futások / hónap |
|---|---|
| Ingyenes | 100 |
| Pro | 10.000 |
| Business | Korlátlan |
Legjobb gyakorlatok
1. Egyszerűen kezd
- Először 1 trigger + 1 akció
- Ha működik, bővítsd
2. Teszteld alaposan
- Minden automatizációt tesztelj
- Ellenőrizd éles adatokkal is
3. Dokumentáld
- Nevezd el érthetően
- Írd le a leírásba, mit csinál
4. Rendszeresen felülvizsgáld
- Havonta ellenőrizd, még relevánsak-e
- Töröld a feleslegeseket
5. Kerüld a körköröst
- Ne állíts be olyan automatizációt, ami önmagát triggereli
- Pl. "Ha státusz változik → változtasd a státuszt" = végtelen ciklus
Hibaelhárítás
"Az automatizáció nem futott le"
Ellenőrizd:
- Aktív-e az automatizáció?
- Teljesültek-e a feltételek?
- Van-e még napi kvóta?
"Túl sok értesítést kapok"
- Szűkítsd a feltételeket
- Állíts be összesítő értesítést
- Csoportosítsd az értesítéseket
Következő lépések
- Riportok és elemzések - Automatizáld a riportolást is
- Email integráció - Email automatizációk